5786

Как организовать фестиваль: 4 совета от организатора Фестиваля Мороженого

Во дворе Проекционного музея «Люмьер-Холл» 9 и 10 июля прошёл первый локальный Фестиваль мороженого. Kulick.Magazine пообщался с одним из организаторов этого сладкого праздника − Дарьей Буровой, и готов рассказать, как организовать городской фестиваль, бороться с хейтерами и кто регулирует очереди.


Свободный автор: Оля Кроу
Фотограф: Оля Кроу и Никита Ковалёв


Почему фестиваль мороженого?

Мы подумали, что летом нужен какой-то интерактив и хотели устроить его именно во дворе “Люмьер Холла”. Надеялись на хорошую погоду, но июль стал июбрем (смеётся). Когда мы анонсировали фестиваль, практически везде писали: «Что может быть лучше сливочного рожка в жаркий летний денёк?» Потом смотрим прогноз, а там только ливни и холод. Первой мыслью было: «К нам никто не придёт!». Но, на удивление, в день открытия фестиваля у нас был огромный поток людей.

мороженое в вафле

Фестиваль мороженого — чего ещё летом хочется? Мороженое любят и взрослые, и дети. Мы ориентировались на семейный формат.

Есть ежегодный Общегородской Фестиваль мороженого, который проводят 28 мая. Но он совсем другой, в нем участвуют крупные производители, все смотрится очень официально. Мы не ориентировались на крупников, (хотя парочка у нас все-таки была) и сконцентрировались на тех, кто только начинает. Нам кажется, что это намного интереснее, чем прийти на фестиваль и взять мороженое, завернутое в фольгу. Для этого же не нужен фестиваль — можно сходить в магазин и купить его там.

коктейли

Какие трудности возникли при организации этого фестиваля?

Когда организуешь маленький, свеженький фестиваль, первое, с чем приходится сталкиваться  — это неизбежная конкуренция с крупняками. Например, наш фестиваль выпадал на те же выходные, что и Family Day (Metro Family Day — прим.ред.). Естественно, большинство людей вписалось туда, потому что событие хорошо себя зарекомендовало и проходит не первый год. Все про него знают, и у него совершенно другая информационная поддержка. Большинство проектов, которые бы мы хотели видеть у себя, работали на Елагином все выходные.

мороженое в вафле

Кроме того, подготовка Family Day началась гораздо раньше, а Фестиваль мороженого − это по сути идея, которая родилась у нас буквально три недели назад. И за это время, в пик событийной активности в Петербурге, было очень сложно отхватить крутые проекты. Мы обработали порядка двухсот заявок. На самом деле, народ неохотно соглашался: у кого-то не хватало времени на подготовку, кого-то не было в городе в дни фестиваля, некоторые банально испугались погоды. Самое большое количество отказов было, конечно, из-за погоды. Многие переживали за окупаемость: дождливые выходные напугают людей, и обещанный нами трафик накроется медным тазом. И я их прекрасно понимаю. Мы сами дико переживали. Очень хотели хорошую погоду, потому что есть мороженое в помещении — не по-летнему.

гамак


Как организовать своё мероприятие: 4 совета от Дарьи Буровой.

  • Самое главное — это команда.
    Если у вас есть классная команда, то вы уже на полпути к успеху. Мы договорились, что непосредственно в Петербурге работает один человек — тот, кто полностью отвечает за фактическую реализацию мероприятия, набирает участников, организовывает площадку и контролирует все событие от и до. За информационную поддержку отвечали девочки из московского филиала. Работа получилась сплоченная, т.к. мы четко поделили между собой зоны ответственности, и каждый делал свое дело. Это очень помогает.
  • Планируйте мероприятия заранее.
    Самый крайний срок для маленьких событий – это месяц-полтора. Мы сделали Фестиваль мороженого за три недели, и нам было очень тяжело реализовывать задуманное в заявленные сроки. Обязательно  отслеживайте событийную активность в городе, прежде чем назначить даты мероприятия. Наш фестиваль пересекался с Family Day − фестивалем семейного формата и нам было трудно урвать хороших участников. А вообще по поводу любых событий в Петербурге ходит шутка про «питерский синдром». Это когда гости приехали и нужно город показать, тогда все запланированные походы на мероприятия отменяются.
  • Относитесь к участникам своего фестиваля как к друзьям.
    Участники — не посторонние люди, которые приносят прибыль, а часть команды. Подходите и спрашивайте: “Ребята, вам комфортно? Может что-то сделать?”. Участники это запоминают и рассказывают другим. Может само мероприятие было так себе, но если отношение было достойное, то организационные неудачи быстро забываются. Я недавно приходила на один фестиваль, увидела ребят, которые участвовали в Книжном фестивале, подошла спросить как у них дела. Оказалось, что несмотря на то, что площадка крутая и все было очень четко организовано, они остались недовольны отношением. Во время дождя всю их продукцию замочило и она потеряла товарный вид, а организатором было просто некогда передвигать прилавки. Эта история получила широкое распространение среди участников, и количество желающих продолжать сотрудничество сократилось. Так что относитесь к участникам как к друзьям. Мне кажется, люди это ценят.
  • Всегда говорите правду.
    И признавайте свои косяки! Относитесь к негативу с юмором. Негативные комментарии есть всегда, как бы вы хорошо ни организовали событие. Поэтому, если вам пишут совсем неадекватные отзывы, то старайтесь свести все в шутку. Бодаться с человеком, с которыми у вас разные взгляды — абсолютно бессмысленно, особенно если он неадекватный. Этот человек никогда не узнает, какие ресурсы были затрачены, и чем вы пожертвовали. Все всегда видят только конечный результат. И за это нельзя упрекать  людей, просто нужно уметь принимать разные точки зрения и быть готовым к негативу. При этом, вы, как организатор, должны понимать, на какие вещи вы можете повлиять и улучшить их, а на какие нет.

фестиваль вафельница


Kulick Magazine — журнал про культуру и искусство. Смотрите больше наших практических видеочитайте материалы и кушайте мороженое!